مفهوم الخريطة التنظيمية
اهي أداة تصويرية تعبر عن الهيكل التنظيمي للمنظمة من حيث المستويات والعلاقات التنظيمية و الخريطة التنظيمية ونظام الاتصالات الادارية والخريطة ليست بمثابة هدف بل وسيلة تساهم في تحديد الأدوار والعلاقات التنظيمية . |
| مفهوم الخريطة التنظيمية |وعناصرها |
إن تعريف الخريطة الادارية التنظيمية يمكن أن تكون مساعدة في القيام بوظيفة التنظيم ، فهي أداة مساعدة في هيكل علاقات السلطة والمسئولية وفي تحديد المسئوليات الإدارية ، وفي تحديد الأنشطة وقنوات الاتصال .... الخ .
والتنظيم لا يتحقق بكفاءة دون وجود خريطة تنظيمية واضحة . ومن هنا فالخريطة التنظيمية تعتبر شيئا حتميا وواجبا أكثر من اعتبارها شيئا مختارا.
أهمية الخرائط التنظيمية
تساعد الخرائط التنظيمية المنظمة على تحقيق الأهداف التالية :-المساعدة في القيام بوظيفة التنظيم حيث تمكن من :
- تصوير وهيكلة علاقات السلطة والمسئولية .
- تحديد المستويات الإدارية والمراكز الإدارية في كل مستوي .
- تحديد قنوات الاتصال بين المستويات الادارية المختلفة .
أنواع الخريطة التنظيمية
هناك عدة طرق يمكن الاعتماد عليها عند تصميم أنواع الخرائط التنظيمية هي :- خرائط تقليدية ( من أعلي إلي أسفل ) .
- خرائط من اليمين إلى اليسار .
- خرائط مستديرة.
1- الخرائطة التقليدية :
هذا النوع من أنواع الخرائط التنظيمية يبين خطوات انسياب السلطة من أعلي الي أسفل ، كما يبين خطوط انسياب المسئولية من الي أعلي أسفل . ومن مزايا هذا النوع من الخرائط إمكان تمييز المناصب الإدارية التي في مستوي إداري واحد بسهولة ، أما العيب الرئيسي الذي يوجه الي هذه الخرائط فهو أنها قد تعطي شعورا نفسيا غير مرغوب عند المرؤوسين في المستويات الإدارية السفلي .
2- الخرائطة من اليمين الى الشمال :
يتمشي هذا النوع من أنواع الخرائط التنظيمية مع حركة العين الطبيعية وعادات القراءة كما يظهر المستويات الإدارية غير الموجودة بوضوح ، وهي لا تترك أثرا نفسيا سيئا لدي المرؤوسين .3- الخريطة المستديرة :
وهذا النوع من أنواع الخرائط التنظيمية يصور انسياب السلطة من الرئيس الإداري الأعلى من الداخل الى الخارج ، وتبين بشكل واضح أنه كلما قرب المنصب الإداري من مركز الدائرة كان أعلي في المسئولية . ومن مزايا هذه الخرائط أنها لا تترك أثرا نفسيا في تصوير المستويات الإدارية الأقل طالما انه يمكن النظر الي المستويات المختلفة ، من أي اتجاه على الخريطة المستديرة .مزايا الخرائط التنظيمية
- تساعد على تحديد العلاقات التنظيمية وبدون الخريطة الادارية التنظيمية فإننا يمكن أن ننظر الي التنظيم باعتباره مجرد مجموعة من الأفراد والأجزاء والأنشطة .
- توفر الخريطة التنظيمية صورة كاملة عن البناء التنظيمي للمنظمة .
- يمكن عن طريقها أن تحقق فهما واضحا نحو النظرة الكلية للتنظيم ومكوناته ، والعلاقات المختلفة بين أجزاءه .
مزايا الخرائط التنظيمية يمكن أن نشبه الخريطة التنظيمية تمثل بخريطة جغرافية للطرق والمواصلات فخريطة الطرق والمواصلات والتي توضح وضع الخطوط والرموز علي الورق ، لا تمثل في حد ذاتها نظام الطرق والمواصلات نفسه ولكن هي مجرد تمثيل لهذا النظام . كما أن الفرد منا لا يستطيع أن يقود سيارته ويسير فوق الخطوط المرسومة على الخريطة ليصل إلى غايته ، فإن الخريطة التنظيمية في حد ذاتها لا تحقق الأهداف التنظيمية . كلا من الخريطة الجغرافية والخريطة التنظيمية تمثلان أدوات مساعدة في القيام بالأشياء ، وكما أن الخريطة الجغرافية يجب أن تتغير لتعكس أي تغيير حدث في النظام الجغرافي الذي تمثله ، فإن ذلك ينطبق علي الخريطة التنظيمية باعتبارها نموذجا يعكس الهيكل البناء والعلاقات السائدة بين مكونات النظام ومن ناحية أخري يعكس المتغيرات البيئية الداخلية والخارجية .
الخريطة التنظيمية ليس غاية في حد ذاته وإنما هو وسيلة يمكن من خلالها أن تحقق أهداف المنظمة .
وفي عبارة أخري فإن البناء التنظيمي ليس نفسه هو وظيفة التنظيم ، فالبناء يوضح عن طريق تلك النماذج الثابتة ( الخرائط التنظيمية ) خصائص التنظيم ، ويمكننا أن نستخدم المفاهيم والتحليلات الخاصة بالبناء . التنظيمي كأدوات مساعدة في الحصول على أداء تنظيمي أفضل .
أهداف الخريطة التنظيمية
يمر إعداد الهيكل ( أو البناء ) من أهداف الخرائط التنظيمية في شكل خرائط تنظيمية بعدة خطوات علي النحو التالي :
1- تحديد أهداف المنظمة التي سبق تحديدها :
يعتبر تحديد الهدف أو مجموعة الأهداف التي تسعي المنظمة لتحقيقها نقطة البداية في التنظيم الإداري فأوجه النشاط التي يجري القيام بها ليست سوي تعبير عن هذه الأهداف ، ومن هنا فإن الربط بين أهداف المنظمة وبين تنظيميها الاداري مسألة أساسية لتحقيق هذه الأهداف نفسها.ويمكن أن تتعدد أهداف المنظمة ، ولهذا ينبغي ترتيبها وفقا لما يسمي بمبدأ أولويات الأهداف ، وبديهي أن هذه الأولوية نسبية . بمعني أنها ترتبط بزمن معين وظروف معينة، ولذا ينبغي أن يراجع ترتيب الأهداف حسب أهميتها من وقت لأخر.
وإذا كان للمنظمة ككل هدفا أو عدة أهداف رئيسية ، تسعي كل الادار والوحدات مجتمعة الي تحقيقها ، فأن لكل إدارة أو وحدة هدف خاص بها ففي مؤسسات الأعمال مثلا هناك أهداف خاصة بإدارة الإنتاج واخري الإدارة التسويق وثالثة لإدارة المالية ... وهكذا.
ومن المهم التنسيق بين هذه الأهداف الخاصة - الخدمة الهدف الأهداف النهائية التي تسعي المنظمة كوحدة واحدة لتحقيقها.
2- دراسة وتحليل السياسات الرئيسية الحاكمة للعمل :
يتم دراسة السياسات الرئيسية الحاكمة للعمل التي تم تحديدها عند إعداد الخطط المختلفة لأنها ستؤثر على نوعية الأعمال (الأنشطة المطلوب أداؤه.
3- تحديد وتجميع الأنشطة المطلوبة لتحقيق الأهداف :
بعد تحديد الأهداف ، ودراسة وتحليل السياسات الرئيسية الحاكمة ، يمكن بعد ذلك أن يحدد منطقيا الأنشطة التي يتعين أداؤها ، وسوف يكون هذا التحديد مبدئيا بالضرورة حيث تتحتم مراجعته فيما بعد في ضوء تأثير المحددات الأخري للتنظيم .ومن الواضح أن هناك ارتباطا بين أوجه النشاط المختلفة التي تمارس داخل المنظمة وبين الهدف الذي تسعي هذه الأنشطة التحقيقه، علي أساس أن طبيعة ومستوي الهدف هو الذي يقرر الأنشطة التي سوف تمارس بطبيعتها فالأنشطة ليست سوي انعكاس للهدف.
ولقد كان هنري فايول من أوائل الذين تحدثوا عن أوجه النشاط التي تقوم بها المنظمة ، حيث يري أن أوجه النشاط في المنظمة تتمثل في عدة مجموعات على النحو التالي :-
- أوجه نشاط فنية ( الانتاج ) .
- أوجه نشاط تجارية ( الشراء - البيع - المبادلة ) .
- أوجه نشاط مالية ( الحصول علي رأس المال المطلوب وكيفية استخدامه أفضل استخدام ممكن ) .
- أوجه نشاط تأمينية ( حماية الأفراد والممتلكات ) .
- أوجه نشاط محاسبية ( المحاسبة والاحصاء ) .
- أوجه نشاط إدارية ( التخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والرقابة )
وفي ظل التطور التكنولوجي الحالي وكبر حجم المنظمات وتعقد عملية الإدارة يصبح هذا التحديد مبسطا وعاما للغاية، ولكنه علي أي الأحوال يعطي تصورا عاما عن أوجه النشاط الرئيسية في المنظمة.
ولا شك أن الأهمية النسبية لهذه الأنشطة ليست واحدة في كل المنظمات إذ أنها تختلف تبعا لطبيعة نشاط المنظمة وطبيعة السوق وغيرها من العوامل. كذلك يبدو أن الأهمية النسبية لهذه الأنشطة تختلف من مجتمع لاخره .
اشكال الخرائط التنظيمية
يتضمن الهيكل التنظيمي مجموعة من المستويات الادارية ، ويتضمن كل مستوي عددا من الوحدات أو المراكز الإدارية المختلفة ، والسؤال الذي يبرز الأن هو كيف يتم تجميع تلك الأنشطة في شكل إدارات أو أقسام من اشكال الخرائط التنظيميه ؟
الأسس المستخدمة في تجميع أوجه النشاط
1- تكوين الوحدات على أساس الوظائف :
وهنا يتم التقسيم على أساس الوظائف الرئيسية التي يلزم القيام بها لتحقيق أهداف المنظمة وهي تختلف من مؤسسة الأخري فمثلا اذا كان المشروع المقترح هو إنشاء شركة لانتاج المعلبات هنا قد يشكل هيكلها من اشكال الخرائط التنظيميه كما يلى : |
| شكل يوضح التقسيم على اساس العمليات | الخريطة التنظيمية |
ويوضح الشكل السابق أنه يتم تجميع الأفراد المسئولين عن القيام بوظيفة معينة في شكل ادارة واحدة . ومن الملاحظ أن كل إدارة قد تنقسم الى وحدات فرعية ، فإدارة التسويق قد تشمل وحدات فرعية خاصة بالاعلان وتنشيط المبيعات ورجال البيع والنقل والتخزين ... الخ ،وقد تتزايد هذه الإدارات بتزايد حجم المنظمات وتنوع أهدافها، وهذا التقسيم واسع الانتشار حيث يرى الكثيرون أنه التقسيم الطبيعي والمنطقى لأعمال المنظمات ، لأنه يعطى الفرصة للتخصص في فرع معين من فروع النشاط والإلمام بإجراءاته ومشاكله
2- تكوين وحدات على أساس العمليات :
ومن المنظمات التي يسود فيها هذا النوع من التجميع مؤسسات الغزل والنسيج حيث يقسم العمل فيها على أساس أن كل وحدة تنظيمية تقوم بتنفيذ عملية معينة وتظهر فائدة هذا التقسيم في المشروعات الإنتاجية بصفة خاصة ويمكن توضيحه في الشكل الخرائط التنظيميه التالي : |
| شكل يوضح التقسيم على اساس العمليات | الخريطة التنظيمية |
3- تكوين الوحدات على أساس المنتج :
يتم تكوين الوحدات على أساس المنتج الخريطة التنظيمية في كثير من المنظمات تجميع أوجه النشاط اللازمة لإنتاج سلعة معينة أو خط إنتاج معين في وحدات أو إدارات منفصلة . ويرجع ذلك إلى أنه مع نمو حجم المنظمة يصبح من الصعب على القائمين بالادارة تنسيق أوجه النشاط اللازمة لمنتجاتها المتزايدة نوعا وحجما مما يتطلب تجميع الاعمال طبقا للمنتج ففي احدي مؤسسات المنتجات الكهربائية قد يتم تجميع الأنشطة في شكل الخرائط التنظيميه إدارات كما يلي : |
| شكل يوضح التقسيم علي اساس المنتج | الخريطة التنظيمية |
ومن الأمثلة على استخدام هذا الأساس تقسيم المستشفيات الى أقسام حسب الامراض المختلفة وتقسيم الجامعات الى كليات مختلفة . وتظهر أهمية هذا النوع من التقسيم في حال تعدد وتباين منتجات المنظمة الواحدة ومن مزاياه أنه يمكن من استخدام المهارات المتخصصة للافراد الذين يرتبطون بسلعة معينة أو خط إنتاج معين الى أقصي حد ممكن .
4- تكوين الوحدات على أساس العملاء :
ويوجد هذا التقسيم الخريطة التنظيمية في كثير من المنظمات الاجتماعية وفي مجال - الاعمال التجارية والصناعية حيث تلجأ المنظمات الى هذا النوع من التقسيم المقابلة احتياجات مجموعات محددة من العملاء ففي مؤسسة صناعية قد نوعين من السلع احدهما للمستهلك النهائي والآخر للمستعمل الصناعي . فتراعي في الأول الجودة الملائمة لرغبات المستهلك النهائي ويراعي في الثاني الاقتصاد والجودة وتوفير الخدمة . كما قد تستخدم المنظمة نوعين من رجال البيع النوع الأول يتعامل مع تجار التجزئة والنوع الثاني يتعامل مع تجار الجملة وفي محلات تجارة التجزئة الكبيرة كمحلات الاقسام نجد أنها تقسم عملياتها حسب العملاء ، فنجد التقسيم فيها كما يلي : شكل يوضح التقسيم على أساس العملاء |
| شكل يوضح التقسيم على أساس العملاء | الخريطة التنظيمية |
5- التقسيم على أساس جغرافي :
وهو من أكثر اشكال التقسيمات الخريطة التنظيمية ملائمة بالنسبة للمؤسسات التي تنشر انشطتها في مساحة جغرافية واسعة سواء كان ذلك داخل البلاد أو خارجها.
وقد يرجع الاعتماد على هذا التقسيم الي اعتبارات اقتصادية بحته تتلخص في تخفيض تكاليف النقل . كذلك فإن هذا النوع يتيح فرصا كبيرة لتدريب المديرين . فبدلا من أن يعطى لمتدرب مهمة القيام بنشاط معين في كل المنظمة تعطيه مسئولية هذا النشاط في منطقة واحدة ، فإذا اخطأ كانت آثار خطئه محدودة نسبيا
واذا اثبت كفاءته أمكن استخدامه في مسئوليات اوسع نطاقا، ويلاحظ أن فعالية هذا التقسيم تختلف باختلاف النشاط الذي يطبق فيه فليست كل الأنشطة ملائمة لاستخدام هذا الأساس فنشاط البحوث والتصميم لا يمكن أن يقسم حسب الأساس الجغرافي ، إلا أنه من الأفضل تركيزها في إدارة تخدم المناطق المختلفة للمنظمة وكذلك الحال بالنسبة لنشاط التمويل، ومن هنا فغالبا ما يستخدم هذا التقسيم كأساس مكمل لأساس آخر من أسس التقسيم
خصائص الخريطة التنظيمية
يحدد خصائص الخريطة التنظيمية الهيكل (أو البناء التنظيمي عن طريق الخرائط التنظيمية المراكز الرئيسية في التنظيم ، وحدد ماهية العلاقات بينها ، وبما أن كل مركز يمثل وظيفة معينة مسندة إلي شخص معين يشغل ذلك المركز فإن اسم الوظيفة وموقعها في الهيكل التنظيمي يعكسان الي حد كبير مدي سلطات ومسئوليات تلك الوظيفة وشاغلها .
غير أن التجارب العملية قد أثبتت أن هذا التحديد العام غير كاف ، حيث يتسم بالعمومية الشديدة ، كما قد يثار اللبس حوله ، أو يختلف الرأي حول تفاصيله ، وبالتالي ينشأ الخلاف حول الاختصاصات وقد تتداخل تلك الاختصاصات نتيجة عدم التحديد الدقيق لها وكذلك قد لا يتوافر الوضوح حول موضع المسئولية عن عمل معين .
أن الهيكل ( أو البناء ) التنظيمي وحدة غير كافي ، وإنما يتعين أن تستكمل ذلك بشيء آخر يوضح بدقة : من مسئول عن ماذا وأمام من؟
و من يتصل تصل بمن ومتي ولماذا ؟ ومن يستطيع أن يأمر ومن له طاعة الأمر وأين يبدأ عمل معين وكيف يتحرك وأين ينتهي ؟ وتعتبر الأهداف التنظيمية لكل وحدة نقطة البداية في تحديد الاختصاصات.
أن الهيكل ( أو البناء ) التنظيمي وحدة غير كافي ، وإنما يتعين أن تستكمل ذلك بشيء آخر يوضح بدقة : من مسئول عن ماذا وأمام من؟
و من يتصل تصل بمن ومتي ولماذا ؟ ومن يستطيع أن يأمر ومن له طاعة الأمر وأين يبدأ عمل معين وكيف يتحرك وأين ينتهي ؟ وتعتبر الأهداف التنظيمية لكل وحدة نقطة البداية في تحديد الاختصاصات.
عناصر الخريطة التنظيمية
إن كل عناصر الخريطة التنظيمية يحتاج الي أن يتم تجميعه في دليل متكامل للتنظيم هذا الدليل التنظيمي يصبح هو الوثيقة الرسمية للتنظيم الرسمي للشركة أو المنظمة أو الوزارة .
ويشمل ذلك الدليل كحد أدني علي :
ويشمل ذلك الدليل كحد أدني علي :
- الهيكل التنظيمي العام للمنظمة .
- خرائط تنظيمية مفصلة للوحدات الجزئية المكونة للتنظيم .
- بیان مفصل بالاختصاصات الموكلة إلي مراكز العمل المختلفة .
- دليل وصف الوظائف ويتضمن الهيكل الوظيفي وبطاقات وصف
- الوظائف تتضمن وصف الوظائف ومواصفات شغاغلها وجدول
- ترتيبها على الدرجات المالية ومرتباتها .
- بيان كاف بنظم العمل المتبعة .
ويمكن أن يشمل أيضا :
- بيان بأهداف المنظمة وفلسفتها في السعي نحو تلك الأهداف .
- بيان بالسياسات الرئيسية للمنظمة .
- معلومات أساسية عن المنظمة .
- دليل وصف الوظائف ومواصفات شاغليها ودرجاتها ومرتباتها
إقرأ أيضاً:
سيتم الرد قريبا