خطوات الخطة التشغيلية وعناصرها واهدافها

الخطة التشغيلية

ما هي مؤشرات الانجاز في خطوات الخطة التشغيلية فارغ تركز مفهوم خطوات الخطة التشغيلية على أعمال التنفيذ الفعلي للخطط الوظيفية وعليه تركز تلك الخطة التنفيذية وتلك تعريف الخطة التشغيلية على مجموعة من الآليات التنفيذية تتمثل عناصر الخطة التشغيلية في :
خطوات الخطة التشغيلية وعناصرها واهدافها
خطوات الخطة التشغيلية وعناصرها واهدافها

خطوات الخطة التشغيلية

نموذج متابعة الخطة التشغيلية لمؤسسة الإجراء ماهو الا نوعا من الخطة التشغيلية الدائمة والذي يتضمن سلسلة من الأعمال أو التصرفات المترابطة والتي يجب أن تؤدي من أجل اتخاذ عمل معين ، وعلى ذلك يعرف الأجراء بأنه " سلسلة من المهام المرتبطة ببعضها والمرتبة وفقا لتتابع حدوثها وهي تمثل في مجموعها الأسلوب المحدد لأداء العمل "

وبصفة عامة ، تحدد الإجراءات اعمال بدقة أكثر من تحديد السياسة لها فالسياسة تضمن القواعد والخطوط العريضة التي تحكم التفكير والتنفيذ في الظروف المتشابهة ، بينما تختص الإجراءات بتحديد خطوات التنفيذ مرتبة في تتبع زمني وفقا لمتطلبات التنفيذ على هذا الأساس فإنها (الإجراءات) تتضمن تحديد كيفية أداء كل جزئية من جزئيات How ومتى يتم أداؤها When ومن المسئول عن الأداء WHO وتكون من هذه التساؤلات أفضل أسلوب ممكن لتنفيذ العمل.

أما عن مسئولية وضع الإجراءات فإنها كما هو الحال بالنسبة للسياسات تكون من مسئولية المدير المسئول عن تحقيق الأهداف التي تتعلق بالأجراء أي أنها تكون من اختصاص رجال ادارة كل في مجال اختصاصه الا انه من الملاحظ خاصة في المشروعات الكبيرة انه يكون هناك وحده تنظيمية خاصة بالإجراءات لكنها تعمل في تعاون مع الوحدات التنظيمية الأخرى وتولى هذه الوحدة بجانب مهمة وضع الإجراءات ، فحص مشكلات إجراءات العمل ، المراجعة ، التبسيط للاجراءات ، تدريب الأفراد على تطبيق الإجراءات وتقييم مدى صلاحية الإجراءات وتغييرها كما لزم الأمر وهكذا .

مكونات الخطة التشغيلية

  1. يجب أن تكون خطوات تنفيذ الإجراءات مكملة لبعضها البعض وعدم التعارض فيما بينها .
  2. أن يكون الأجراء منبثق من داخل أطار السياسة العامة للمنظمة وعلى ضوء أهدافها .
  3. ان تكون الإجراءات مبنية أساس حقائق عن الوضع الفعلي وليس مجرد افتراضات .
  4. يجب أن يتصف الأجراء بالاستقرار Stability والمرونة Flexibility امكانية تأدية وفقا للظروف المتغيرة في آن واحد .
  5. إعادة النظر بصفة مستمرة في الأجراء للتأكد من صلاحيتة في ضوء الظروف القائمة وإجراء التعديلات الضرورية التي تكشف عنها المراجعة الدورية .
  6. يجب أن يتميز الاجراء بالبساطة والوضوح وسهولة افهم من قبل المنفذين له .
  7. يجب أن تكون الإجراءات مكتوبة لتجنب مشاكل سوء الفهم والاختلافات في التفسير .

عناصر الخطة التشغيلية

" تعرف عناصر الخطة التشغيلية بأنها " تحديد الأسلوب وكيفية أداء التشغيلية مع الأخذ في الاعتبار ظروف التشغيلية أو في ضوء الهدف المطلوب والتسهيلات المتاحة والتكاليف الكلية والوقت ، المال ، المجهود .

طرية العمل (The method of work): وتركز الخطة التشغيلية على توضيح كيفية تنفيذ احدي خطوات أجراء م أي أنها تتعلق بجزء فقط من عدة أجزاء . وعلى ذلك فهي تعتبر اکلر تحديدا من الأجراء وبالتالي يمكن الاعتماد، وعليها كالية عند المفاضلة بين البدائل المختلفة وأيضا عند متابعة تنفيذ القرار .

الإجراءات (Procedures): هذا ويرتبط بتنفيذ الإجراءات والطرق مجموعة من القواعد وعلى ذلك تمثل القواعد خطة دائمة والتي توضح للعاملين داخل المنظمة ما يجب ولا يجب عمله . فبالرغم من أن السياسات ، الإجراءات وطرق العمل والقواعد تمثل خطط دائمة الا أن كلا منها يختلف عن الآخر لاختلاف أغراضهم داخل التنظيم .

السياسات (Polices): فالسياسات ما هي إلا مجموعة من القواعد العامة والخطوط العريضة التي توجه تفكير المديرين عند التنفيذ واتخاذ القرارات . أما الإجراءات من ناحية فأنها تتضمن أعمالا في تسلسل منطقي حتى يتسنى أنجاز العمل المنشود ويمكن الاستفادة منها عند المفاضلة بين البدائل ومتابعة تنفيذ القرار.

الطرق (methods): والطريقة هي أكثر تحديدا من الإجراءات على أساس أنها توضح أسلوب عمل جزئيه واحده أو خطوه واحده من خطوات الإجراءات أما القواعد فأنها توضح أيضا مهام أكثر تحديدا من السياسات والإجراءات .

اهداف الخطة التشغيلية

تؤدى اهداف الخطة التشغيلية الى تحقيق الأهداف التالية:
  • الخطة التشغيلية هي ترسيم جداول 
  • إتمام إنجاز العمل في الوقت المحدد .
  • زيادة مخرجات العمل .
  • تقليل أوقات تعطل الأجهزة أو الأفراد .
  • تقليل زمن انتظار الأجهزة والمستندات المطلوبة لتقديم الخدمات او تخفيض التكلفة .
  • المواءمة بين عبء العمل وسيره بطريقة منتظمة .
  • المواءمة بين استخدام الأجهزة ( الحاسب الآلي مثلا) .
  • التزود بالمعلومات اللازمة للوفاء بالالتزامات .

اعداد الخطة التشغيلية

هناك بعض الأعمال ينبغي أخذها في الاعتبار عند القيام اعداد الخطة التشغيلية وهي:
  • الالتزامات أو التعهدات الحالية في ضوء المواد والإمكانيات المتاحة
  • كفاءة الأجهزة ( في حالة وجود أجهزة )
  • محتويات العمل الذي يتم جدولته
  • الطرق المستخدمة وتتابع المهام ومكوناتها
  • الأجازات والتدريب وبعض المسموحات للأجازات المرضية والغياب.

الفرق بين الخطة التنفيذية والخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية

الخطة التنفيذية جاهزة

  • العملاء الذين تقدم لهم السلع أو الخدمات .
  • السلع والخدمات المقدمة .
  • فلسفة الادارة في خدمة عملائها
  • وضع الخطط موضع التنفيذ .

الخطة التشغيلية

  • القواعد وإجراءات الخطة التشغيلية .
  • نظم وأدلة الخطة التشغيلية .

الخطة التشغيلية الاستراتيجية

  • رسالة المنظمة .
  • الغايات .
  • الاهداف الاستراتيجية .
  • السياسات العامة .
ذلك قد عرفنا ما الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطة التشغيلية و الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية
تعليقات
ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق



    وضع القراءة :
    حجم الخط
    +
    16
    -
    تباعد السطور
    +
    2
    -