عناصر التنظيم الإداري

أن الاعتماد علي توصيف وتحديد عناصر التنظيم الاداري لا تعتبر كافية التحديد الأدوار التنظيم الإداري على أداء المؤسسات ، بل يقتضي الأمر ضرورة توصيف وتحديد مضمون ومحتوي كل آلية تنظيمية على حدة .

وتتمثل أهم عناصر التنظيم الاداري المؤسسي في السلطة المسئولية والعلاقات التنظيم والتي تمثل الهيكل التنظيمي والاختصاصات التنظيمية والتوصيف الوظيفي ، وفيما يلي عرضا لهذه العناصر

عناصر التنظيم الإداري :-

1- السلطة 2- القوة 3- تفويض السلطة 4- خطوات تفويض السلطة 5- فوائد التفويض 6- معوقات التفويض 7- معوقات التنظيم الإداري 8- المسئولية 9- العلاقات التنظيم الإداري

السلطة

السلطه هي الحق الذي يعطي المدير القوة للتصرف واتخاذ القرارات الملائمة في الوقت الملائم . وبمعني آخر : السلطة هي الحق الذي يعطي للمدير للتصرف في عناصر التنظيم الإداري المؤسسي .

والفرق بين السلطة والقوة :إن السلطة هي الحق الذي يعطي للمدير ،أما القوة فهي القدرة علي أداء الأشياء بالطريقة الملائمة

وتتلخص مصادر قوة المدير فيما يلي:-

مصادر علي مستوي الشخص:

السلطة الرسمية :وهي السلطة التي يتمتع بها الشخص أو يحصل عليها من خلال منصبة الوظيفي ومن ثم فان المصدر الرسمي للسلطة هي القانون الذي ينظم العلاقات الوظيفية.

السلطة غير الرسمية :وهي القوة التي يحصل عليها المدير من المرؤوسين ، وتجعله يؤثر على سلوك العاملين بشكل إيجابي ، ويستطيع أن يتخذ القرارات الفعالة التي توضع موضع التنفيذ باقتناع تام ، ويعمل المرؤوسين بجدية وحماس سواء في حضور المدير أو في غيابة .

إقرأ أيضاً

مفهوم التنظيم الإداري | أنواع التنظيم الإداري

القوة

تتمثل مصادر هذه القوة فيما يلي :-

قوة شخصية المدير .
الرؤية المستقبلية للأمور .
الجرأة والقدرة على تحمل المخاطر .
الرغبة في التقدم والإنجاز .
القدرة على إدارة الصراعات بفعالية .
القدرة على الاقتناع .
القدرة على المكافأه بمعني إذا وعد بالتحفيز الايجابي ( منح الحافز - مادي أو معنوي ) أو السلبي ( توقيع الخبراء - المادي أو المعنوي ).
القدرة المبنية على الخبرة في العمل. • القوة الإجبارية بمعني قوة شخصية المدير في فرض بعض تعليماته وأوامره على بعض المرؤوسين لما يتمتع به من بعض الصفات الشخصية التي تجعله في موقف الشخصية المسيطرة مثل الحزم الفوري للأمور وعدم التردد ، توجيه اللوم بصوت مرتفع وهكذا .
قوة الإعجاب بالرئيس لما يتمتع به من بعض السمات الشخصية ، المتميزة ، أو المظهر العام مما يجعل المرؤوسين يعجبون بشخصيته ومن ثم إطاعة أوامره وتعليماته بقوة . انطلاقا من قوة الإعجاب به .

تفويض السلطة

التفويض: هو منح المدير جزء من سلطته لمرؤوس من مرؤوسيه، بمعنى أن التفويض هو عملية إعطاء أو التنازل عن جزء من السلطات من قبل الإدارة العليا للمرؤوسين.

خطوات تفويض السلطة

تكليف المرؤوسين بأعمال معينة .
تفويض السلطة اللازمة لهم للقيام بهذه الأعمال ..
اعتبارهم مسؤولين عن تنفيذ هذه الأعمال ( المحاسبة ).

بمعنى اخر إذن عملية التفويض تتم وفقا للخطوات التالية:

تحديد ماذا تريد أن تفوض .

اختيار الشخص المناسب
الاستعداد الكامل للتفويض وتهيئة المفوض له
تفويض السلطات اللازمة للقيام بالمهام التي تسندها (الواجبات والمهام المقررة التي تسند إلي الشخص )

محاسبة المفوض اليه بعد التفويض

فوائد التفويض

توفير وقت المدير لكل تنوع للقيام بمهام أخري ذات أهمية أكبر مثل التخطيط للعمل ومتابعة تنفيذه وحل مشاكل ومقومات التنفيذ .
تحقيق المرونة في الادارة والتخلص من الروتين المعوق للعمل .
تنمية المهارات – أعداد القيادات حيث يفيد التفويض في تنمية القدرات القيادية للمديرين المفوض اليهم خاصة في حل المشاكل واتخاذ القرارات الادارية .
زياد كفاءة وفعالية المنظمة في النهاية

معوقات التفويض

تتمثل أهم معوقات التفويض فيما يلي :-

معوقات نفسية .... أو سيكولوجية.

تتمثل أهم هذه المعوقات النفسية فيما يلي :

إعتقاد المدير أنه الوحيد الذي يجيد العمل .
استمتاع المدير الذي بأداء العمل شخصياَط .
الشعور بضرورة الاستعجال في أداء العمل.
الشعور بعدم الأم ان لو قام بتفويض السلطة للاخرين .
الخوف من أخطاء المرؤوسين وعدم الثقة فيهم عند تفويض السلطة إليهم .
الإحساس بأن الاحتفاظ بالصلاحيات أو بالسلطة يؤدي الي الاحتفاظ الشخصي بمهارات العمل المطلوبة .
الرغبة في الحصول على الثناء والتقدير من خلال الاحتفاظ بالسلطة .
إعطاء انطباع بالمشغولية من خلال الاحتفاظ بالسلطة . و الاعتقاد بأن المرؤوسين مشغولين كمبرر لعدم التفويض .

معوقات التنظيم الإداري

تتمثل هذه المعوقات فيما يلي :
أن أول المعوقات هنا هو الافتقار إلي تحديد واضح للسلطات والمسئوليات فإذا لم يكن المدير يعرف ما هي سلطاته ومسئولياته فمن غير المنطقي تصور أنه سيعرف كيف يفوض جزءا من سلطته لأنه لا يعرف حدودها ولتصحيح هذا الموقف لابد من التحديد الواضح للسلطات والمسئوليات .

يضاف الي هذا المؤثر التنظيمي مؤثرا آخر متعلق بعدم كفاءة اجهزة الرقابة داخل المنظمة والتي لا تمكن المدير من التعرف علي مستوي أداء المرؤوسين الذين تم تفويض السلطات اليهم .

ويحكم عملية التفويض مجموعة من المباديء يتم التعرف عليها من | خلال الإجابة علي التساؤلات التالية :

ما هي مبادئ تفويض السلطة .
مبدأ التحديد الوظيفي ، فقبل التفويض لابد من تحديد المراكز التي تشغلها الأفراد والإعمال المكلفين بها حتى يمكن محاسبتهم على تحقيق الأهداف .
مبدأ تدرج المستويات الإدارية (علاقات سلطة نظم - اتصالات ) ای وجود سلسلة من علاقات السلطة المباشرة بين الرؤساء والمرؤوسين ونظم الاتصالات بينهم .
مبدأ مستوى السلطة ويترتب هذا المبدأ علي ان لكل مدير الحق في ان يتخذ قرارات طالما كانت في حدود سلطاته أو صلاحياته المفوضة إليه .
مبدأ التفويض حسب النتائج المتوقعة اي التفويض بالقدر اللازم التنفيذ العمل المطلوب .
مبدأ المسئولية المطلقة . بمعنى أن السلطة تفوض بعكس المسئولية التي لا تفوض .
مبدأ توازن السلطة والمسئولية بمعني أن تكون السلطة علي قدر الأعمال المطلوب أدائها .
مبدأ وحدة الأمر : ويعني ذلك وجود مدیر واحد للمرؤوسين الا في بعض الاستثناءات كما هو في حالة السلطة الوظيفية.

وإذا كانت هناك مبادئ أساسية لعملية التفويض والتي يجب مراعاتها عند عناصر التنظيم الإداري المؤسسي تفويض، إلا أن هناك بعض الاعتبارات أو الجوانب الشخصية المتعلقة بالتفويض والتي تتعلق بالجوانب الفنية ( الشخصية ) المتعلقة بتفويض السلطة والتي تتمثل فيما يلي :-

ما مدى استعداد ورغبة المدير في التفويض (تقبل نتائج القرارات) ؟
مدى الرغبة في إتاحة الفرصة للمعرفة التدريب ؟
مدى الرغبة في تقبل أخطاء العاملين ؟
ما مدي الثقة في المرؤوسين ، ومدي الرغبة في تنمية الثقة فيهم ؟
مدى الرغبة في وجود نظام رقابة على نطاق واسع .

ومن الأمور التي يجب إدراكها:-

أن عملية التفويض قد تتم على أساس فردي ( لاتخاذ القرارات فردية ) وأما على أساس جماعي ( اتخاذ قرار جماعي ) .

تعدد أبعاد القرار فكلما كان القرار ذو أبعاد محدودة كلما كان الاتجاه نحو القرارات الفردية أو التفويض الفردي ، والعكس إذا كانت القرارات متعددة ومعقدة الجوانب كانت هناك حاجة إلى القرارات الجماعية أو التفويض الجماعي .

كلما كانت هناك حاجة إلى تحقيق التناسق والتعاون في العمل كلما كانت هناك حاجة ألي القرارات الجماعية او التفويض الجماعي مدى الحاجة للتنسيق وتحقيق التعاون بين العاملين .

كلما كانت السرعة مطلوبة في اتخاذ القرار او أن هناك حالات طواريء كلما كانت الاتجاه نحو القرارات الفردية أفضل .مدی السرعة وحالات الطوارئ .

المسئولية

تعرف المسئولية بأنها الالتزام بعمل شيء ما وفي المنظمة فأن المسئولية العلي : الواجب الملقى على عاتق كل فد لأدائه ويتحمل كل فرد في المنظمة قدرا معينا من المسئولية وذلك لان كل فرد لديه وظيفة أو عمل يجب أن يؤدي وتعتبر المسئولية السبب الوحيد في عضوية التنظيم، وترتبط المسئولية ارتباطا وثيقا بكلا من السلطة والقوة.

وعلى الرغم من أنه يمكن أسناد الواجبات إلى المرؤوسين مع تفويض السلطة اللازمة لهم للقيام بها فان المسئولية لا يمكن تفويضها ، فمسئولية الرئيس لا تتناقص عندما يفوض جزءا من سلطته الى مرؤوسيه بل على العكس يمكن القول أن تفويض السلطة يترتب عليه زيادة مسئولية الرئيس لأنه يصبح مسئولا عن الأشراف الشخصي عليهم بالإضافة إلى مسئوليته على التأكد من أنجاز الهدف التنظيمي .

ويعتبر من صلب وظيفة التنظيم الإداري تحقيق التوازن المستمر بين السلطة والقوة من ناحية والمسئولية والالتزام من ناحية أخرى وذلك بالنسبة لكل وظيفة - من الوظائف حتى يتسنى تحقيق حالة التوازن للمنظمة. أن عدم تساوی هذين العنصرين يترتب عليه مساوی ء تحد من فعالية المنظمة وأعاقتها عن تحقيق أهدافها.

وفي ضوء ما سبق يمكن تعريف المسئولية بشكل محدد بأنها :
الالتزام بعمل شيء ما .

الواجب الملقي علي عاتق كل فرد بالمنظمة .
وتعتبر المسئولية السبب الوحيد لعضوية كل فرد في المنظمة وأن المسئولية لا تفوض بعكس السلطة .

العلاقات التنظيم الإداري

تتمثل في العلاقات بين الوحدات عناصر التنظيم الإدارية بالمنظمة (الإدارات الأقسام ... إلخ) وما يترتب عن هذه العلاقات من سلطات ، و مسئوليات أي أنها تتمثل في تحديد :

ما هي الوحدات التي يتم التعاون معها ؟

ماهي الوحدات التي تقوم بإلقاء الأوامر والتعليمات ؟

ما هي الوحدات التي تقدم النصح والإرشادات فقط ؟

تتمثل العلاقات التنظيمية فيما يلي :
علي أساس الاتجاه :-

علاقات تنظيمية رأسية من أعلى لأسفل ( علاقات السلطة والمسئولية من أعلى لأسفل ) .

علاقات أفقية على أساس الوحدات المتناظرة المستوي ومن ثم كيفية تفعيل العلاقات بينهما .

علي أساس السلطة المتوجه .
علاقات السلطة التنفيذية .

علاقات السلطة الوظيفية .

/ تيسير أعمال تلك الوحدات . / تحقيق التنسيق والتعاون بينهم . / وكيف يمكن تحسين تلك العلاقات ؟ / تعيين منسق أو لجنة تنسيق بين الوحدات ذات الاهتمام / المشترك لتسهيل تبادل المعلومات والحقائق والآراء لحل المشكلات التي تعوق العمل/مفهوم الخرائط التنظيمية / عناصر التنظيم الإداري.

إقرأ أيضاً:

مفهوم أبعاد الإدارة

ملخص عن الادارة الاستراتيجية

هل الإدارة علم أم فن ام مهنة ولماذا ؟

تعديل المقال

المعرفة بلس

عناصر التنظيم الإداري