تعريف الاتصالات الإدارية وعناصره وأنواعها

تعريف الاتصالات الإدارية

ظاهرة اجتماعية تتضمن نقل وتبادل المعلومات والأفكار والمعاني. وتفهمها باستخدام لغة مفهومة للطرفين من خلال قنوات محددة. وتعد أهمية الاتصالات الإدارية في أي مؤسسة بمثابة شريان الحياة ، فالعمل الجماعي لا يمكن أن يتم بدون تبادل المعلومات بين جميع الأفراد المشتركين في أداء هذا العمل . وبالتالي من المفروض أن يقضي المدير جزء كبيرة بين وقت في الاتصال بالأفراد الآخرين سواء كانوا رؤساء أو زملاء أو مرؤوسين .
تعريف الاتصالات الإدارية وعناصره وأنواعها
تعريف الاتصالات الإدارية وعناصره وأنواعها
لذلك يجب أن يدرك الدور الذي تلعبه الاتصالات كأحد آليات دعم القرارات الإدارية . والمقصود من الاتصالات بأنها تلك العملية التي يتم بها تبادل المعلومات والأفكار بين مرسل ومستقبل . وإذا كانت عملية الاتصال أحد الدعائم الرئيسة لنجاح الإدارة في أي منظمة من المنظمات، فإنها تعتبر بمثابة الجهاز العصبي الذي يمكن من خلاله العاملين ممارسة وظائفهم بنجاح وفاعلية حيث أن جانب كبير من وظيفة العاملين عبارة عن سلسلة من الاتصالات سواء مع الرئيس أو الزوار والضيوف أو مع الموظفين بالادارات الاخري ويتحتم عليه بعدة شرح عناصر الاتصالات الإدارية

عناصر الاتصالات الإدارية

يتضح من الشكل السابق أن عملية الاتصال في المنظمات تتكون من عدة عناصر هي:
  1. المرسل (The sender) .
  2. الرسالة (the message) .
  3. قناة الاتصال(Communication channel) .
  4. المستقبل (the future) .
  5. إرجاع الأثر (Return effect) .
ولابد أن تعطى إدارة المنظمة أهمية كبيرة لعملية الاتصالات وأن تختار المزيج المناسب حتى تحقق الهدف المنشود من عملية الاتصالات الإدارية ، وبشكل عام يجب النظر بشكل مستمر في نظم الاتصالات الإدارية وذلك على النحو التالي :
  • يجب تنشيط عمليات الاتصالات الأفقية بين الإدارات لبعضها البعض لتحقيق نوع من التناسق في الأداء بينهما
  • تنشيط عمليات الاتصالات غير الرسمية بين العاملين والإدارة تعريف على وجهات نظر العاملين في كثير من القضايا التي تصدر الإدارة قرارات بشأنها.
  • تنشيط عمليات الاتصالات الخارجية بين المنظمة وكافة المنظمات الأخرى ذات العلاقة وبناء جسور اتصال قوية بينهما لتحقيق التناسق والترابط في الأعمال المشتركة بينها.
  • أعاده النظر في آليات نظم الاتصالات وذلك على النحو التالي :
  1. مراعاة الدقة في تحديد مسئولية الشخص المسئول عن إرسال الرسالة والشخص المتلقي لها لأن عدم تحديد تلك المسئولية يترتب عليها عدم المساءلة في اتخاذ القرارات .ويتوقف تأثير كل من المرسل والمستقبل في تفعيل عملية الاتصالات على درجة ادراك كل منهما للموضوع محل المراسلة وأيضا اتجاهات كل منهما تجاه نفس الموضوع والطرف الآخر ومهارات كل منها على الاتصال اللفظي الشفهي والكتابي
  2. يجب اختيار وتحديد الرسالة المطلوب توصيلها بدقة تامة والتعبير عناه بالرموز الملائمة التي تتفق وثقافة المرسل إليهم .
  3. يجب اختيار قنوات الاتصال الإداري الملائمة واختيار الوسائل الاتصال الإداري الخاصة بكل قناة والملائمة أيضا لنقل الرسائل المطلوب توصيلها للإطراف المعنية .
  4. العناية التامة برد الفعل في عملية الاتصالات الإدارية لأنه بدون تعريف على رد فعل المستقبل لا يمكن أدراك مدى تحقيق الأهداف المنشودة وعلى ضوء معرفة رد الفعل يمكن التحقق من وصول الرسالة من عدمه أو وصولها وصعوبة تنفيذ محتوياتها لأسباب كثيرة يجب تعريف عليها والقضاء عليها وعلى جميع مقومات الاتصال في المنظمات .
  • وكلما استطاع الموظف المختص تفهم عملية الاتصال الإداري واكتساب المهارات الخاصة بها كلما استطاع ممارسة وأداء وظيفته بشكل فعال .
  • وحتى يتحقق للموظف المختص تفهم عملية الاتصال الإداري واكتساب مهاراتها فإن هذا يتطلب إلمامه وتعريف على بعض النقاط الهامة في هذا المجال مثل:
  1. أنواع الاتصالات داخل الوزارة أو الدائرة .
  2. مقومات الاتصالات الإدارية .
  3. مقومات نجاح عملية الاتصال الإداري .
  4. مهارتي الإنصات والحديث .

أنواع الاتصالات الإدارية

  • الاتصال الهابط .
  • الاتصال الصاعد .
  • الاتصال الأفقي .

الاتصال الهابط

وهو الاتصال الإداري الذي تنتقل عن طريقة البيانات والمعلومات من الإدارة العليا إلى المستويات التنفيذية وهو اتصال ضروري حيث يمكن من خلاله إصدار التعليمات اللازمة لحسن سير العمل وانتظامه، أو نقل البيانات التي توضح اهداف المنظمة وسياستها ونظمها التفصيلية إلى العاملين بها، فهو أساسا لإعطاء التوجيهات الضرورية اللازمة لتنفيذ الخطط الموضوعة لتحقيق أهداف المنظمة.

الاتصال الصاعد

وهو الاتصال الإداري الذي يتجه من المستويات التنفيذية إلى المستويات الأعلى أي جهاز إداري وهو اتصال له أهمية كبيرة حيث يحقق الأهداف الآتية:
  • إلمام الإدارة العليا على مدى تحقيق المستويات التنفيذية لسياسات وإجراءات وخطط الحكومة.
  • تفهم الإدارة العليا لمدى إلمام المرؤوسين للتعليمات الصادرة إليهم.
  • زيادة إنتاجية الدوائر الحكومية نتيجة للاقتراحات المفيدة التي تصل إلى الإدارة من العاملين.
  • رفع الروح المعنوية للعاملين، وزيادة إحساسهم بالانتماء للدوائر الحكومية التي يعملون بها.

الاتصال الأفقي

وهو اتصال الإداري على نفس المستوى الإداري مثل الاتصالات التي تتم بين رؤساء الأقسام المختلفة أو مديري الإدارات ببعضهم، ويتم عن طريق هذا الاتصال تبادل البيانات والمعلومات اللازمة والتنسيق بين أوجه البلاد وتزايد تقسيم العمل بين عدد كبير من الإدارات.

وتبادل الاتصالات الأفقية على نطاق واسع أصبح ضرورة حتمية في وقتنا الحاضر نظرا لاتساع نطاق الدوائر الحكومية في شتى أنحاء البلاد وتزايد تقسيم العمل بين عدد كبير من الإدارات.
والمراسلات :كأحد وسائل الاتصال الإداري توجد في أنواع الاتصالات كلها، سواء في التعليمات التي تنساب من أعلى إلى أسفل أو المعلومات والبيانات والمقترحات المقدمة من أسفل إلى أعلى أو تبادل البيانات والمعلومات بين الأقسام والإدارات في شكل اتصال أفقي.

يتم إتمام الاتصال بأنواعه بتبادل الرسائل وهي مجموعة من التعبيرات والألفاظ توضع في شكل جملة قصيرة يمكن التعبير بواسطتها عن مضمون الرسالة التي قد تحمل استفسارة معينة أو بيانات أو معلومات مطلوبة يتم تبادلها بين طرفين تفصل بينهما مسافة من الوقت أو مساحة من الأرض أو تباين في المسؤولية.

عوائق الاتصالات الإدارية

  • اللغة .
  • القيم والعادات والتقاليد.
  • التخصص.
  • فاصل المكانة أو الدرجة.
  • كبر الحجم والانتشار الجغرافي.
  • الإفراط في الاتصال.
  • عوائق نفسية.

مقومات نجاح عملية الاتصالات الإدارية

  • الوضوح.
  • القدرة على نقل الأفكار.
  • الاستعداد الشخصي.
  • الاستيعاب.
  • القدرة على التنفيذ.
  • عدم التعرض للعوائق.

أنواع مختلفة من الاتصالات الإدارية

1- الخطابات والرسائل

الرسائل الداخلية :وهي التي يتم تبادلها بين الإدارات والأقسام الإدارية داخل . منظمة واحدة ويكون تبادلها سريعا بين الأقسام الجهة الواحدة لذا ليس ضرورية من إجراءات التسليم والتسلم.
الرسائل الخارجية :وهي الرسالة التي يتم تبادلها بين المنظمة سواء كانت حكومية أو تجارية وبين غيرها من المنظمات الأخرى بغرض نقل وتبادل . المعلومات، وهذه النوعية من الرسائل يجب أن تضم:
البسملة | المرسل وعنوانه
الرقم | التاريخ
المرفقات | المرسل إليه وعنوانه
الموضوع التحية الافتتاحية التحية الختامية | نص الموضوع
التوقيع | الرمز
2- المذكرات :يقوم بإعدادها المستويات الإدارية الأدنى لعرضها على المستويات الإدارية الأعلى لعرض بعض الحقائق والمعلومات.
3-التقارير :وسيلة عرض للحقائق الخاصة بموضوع أو مشكلة معينة عرضة تحليلية مبسطة واستخلاص النتائج ثم الاقتراحات والتوصيات التي تتمشى مع نتائج . التحليل.

4- القرارات :ما يصدر عن شخص له صلاحيات وسلطات تسمح له بإصدار القرار. وينظم القرار بيانات معينة مثل البسملة واسم الجهة ورقم وتاريخ القرار ومن له صلاحية إصدار القرار واسم من له صلاحية إصدار القرار.

5- البرقيات :اسلوب لنقل المعلومات والبيانات بين الجهات وفروعها ويستعمل لغرض السرعة ويجب أن تنظم النقاط الأساسية للموضوع. وحذف عبارات التحية والمجاملة وحذف حروف الجر التي لا تخل بالمعنى وترك مسافات كبير من الكلمات والأسطر من الرسائل العادية.

6- النماذج :
وهو عبارة عن أوراق تحتوي على بيانات ثابتة تكون مطبوعة وأمامها أو أسفلها مسافات للتعبئة بالمعلومات أو البيانات المتغيرة.

إقرأ أيضاً:
تعليقات
ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق



    وضع القراءة :
    حجم الخط
    +
    16
    -
    تباعد السطور
    +
    2
    -